Aktualisiert: 2026-10-31 · 8 Min. Lesezeit · TopSecu Technisches Team

Das eigentliche Problem eines Sicherheitsunternehmens

Definition: Ein Wachrundensystem ist ein Tool zur Überprüfung der Patrouillenaktivitäten: Die Wachen tragen einen Lesegerät und berühren die an der Route angebrachten Kontrollknöpfe. Das System erfasst jede Berührung zusammen mit Zeit und Ort – diese Daten können nicht nachträglich verändert werden.

Der schwierigste Teil bei der Leitung eines Sicherheitsunternehmens besteht nicht darin, Wachleute einzustellen, sondern darin, nachzuweisen, dass diese ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllt haben. Wenn ein Kunde behauptet: „Ihr Wachmann war letzte Nacht nicht am vereinbarten Ort“, benötigen Sie Beweise – keine Argumente.

Ein verpasster Kontrollpunkt ist ein Trainingsproblem – ein fehlendes Datensatz hingegen ein Problem der Glaubwürdigkeit des Systems. Das System sorgt dafür, dass die Daten stets korrekt und eindeutig sind.

Von der Behauptung zur Beweisführung

Ohne ein geeignetes System sind Vorgesetzte auf unterschriebene Formulare angewiesen – diese können jedoch verloren gehen, gefälscht werden oder erst am Ende der Schicht ausgefüllt werden. Ein System für die Überwachung der Sicherheitsrunden beseitigt diese Unklarheiten.

Papierbericht oder mündlicher BerichtWachrundensystem
Integrität der AufzeichnungenEinfach zu ändern oder zu fälschenMit Zeitstempel versehen – daher nicht rückdatiert werden können.
ZeitgenauigkeitAuf die nächste Zahl gerundetGenaues Zeitpunkt jedes Kontrollpunkts
KliententransparenzBericht wird nachträglich angefordert.Auf Anfrage erstellter, kundenindividueller Bericht
Umgang mit Streitigkeiten„Er sagte“ / „Sie sagte“Objektives Scan-Log
Auditorische BereitschaftVon Erinnerung her neu aufbauenExport in Sekunden

Der Leser speichert jede Berührung; der Ort, an dem ein Wächter die Person berührt hat, wird durch die Schaltfläche des Kontrollpunkts festgelegt – daher kann die Position nicht gefälscht werden.

Eines Konto – viele Klientenstandorte

Ein Sicherheitsunternehmen betreut in der Regel nicht nur ein einziges Gebäude. Vielmehr kann es zehn Einzelhandelsgeschäfte, drei Büros sowie ein Lager überwachen. Das System sollte all diese Objekte unter einem einzigen Konto zusammenfassen und dabei für jeden Kunden individuelle Ansichten bereitstellen.

  1. Erstellen Sie ein Hauptkonto für Ihr Unternehmen.
  2. Fügen Sie jede Klientenlocation als eigenes Website-Element hinzu, zusammen mit der entsprechenden Adresse und dem Zeitzone-Informationen.
  3. Weisen Sie Wachen sowie Routen für jeden Kunden zu; dieselbe Wache kann mehreren Kunden dienen.
  4. Geben Sie jedem Kunden nur eine Leserechte-Zugriffslizenz auf seine eigene Position.
  5. Erstellen Sie einen konsolidierten Betriebsbericht für Ihre Manager.
Stellen Sie sicher, dass die Nummerierung der Kontrollpunkte auf allen Clients konsistent ist, damit die kombinierten Berichte eindeutig und leicht verständlich sind.

Berichte, die Kunden gewinnen und behalten.

Ein Patrouillenbericht ist auch ein Verkaufsdokument. Wenn ein Interessent zwei Sicherheitsunternehmen vergleicht, gewinnt das Unternehmen, das eine nachgewiesene Abdeckung der zu schützenden Bereiche vorweisen kann.

  • Senden Sie jedem Kunden monatlich eine Zusammenfassung der Einhaltung der Vorschriften bezüglich der Patrouillenarbeit – und das ohne manuelle Eingriffe.
  • Anzeigen von Reaktionen auf Vorfälle (mit Zeitangaben der geloggten Ereignis-Buttons).
  • Die Abdeckung der Dienstleistungen während eines Vertragsangebots soll mithilfe historischer Protokolle nachgewiesen werden.
  • Die Flagge zeigt fehlende Kontrollpunkte an, bevor der Kunde überhaupt etwas bemerkt.
Viele Unternehmen erstellen aus dem Bericht einen monatlichen PDF-Bericht mit eigenem Firmenlogo – eine kleine Geste, die auf Professionalität hindeutet.

Die Reduzierung falscher Beschwerden und Haftungsrisiken

Der Vorwurf, der Wachmann sei nicht anwesend, ist die häufigste und gleichzeitig schädlichste Beschwerde. Ein überprüfter Scan-Log beantwortet diese Beschwerde in Sekundenschnelle.

Versicherer und Vertragsparteien fordern nach einem Vorfall zunehmend nachverfolgbare Beweise für die Durchführung der Überwachungsmaßnahmen. Die gespeicherten Protokolle schützen sowohl das Sicherheitsunternehmen als auch den Kunden.

Aufzeichnungen helfen auch einem Wachmann dabei, sich gegen falsche Anschuldigungen zu verteidigen – Gerechtigkeit gilt schließlich in beide Richtungen.

Die Auswahl der Leser für eine Feldarbeitsgruppe

Sicherheitskräfte arbeiten im Freien, bei jedem Wetter – oft auch in Nachtschichten. Sie müssen Regen, Kälte sowie anderen widrigen Wetterbedingungen standhalten.

  • Wählen Sie einen Leser, der für Schocksituationen, Wassereinwirkungen sowie einen weiten Temperaturbereich geeignet ist.
  • Die Offline-Speicherung bedeutet, dass keine Abhängigkeit von einem lokalen Netzwerk des Clients besteht.
  • Die lange Akkulaufzeit vermeidet das Aufladen während der Mittagspause.
  • Die Kontaktlesegeräte (iButton) eignen sich für gefährliche oder explosionsgefährdete Standorte, an denen die Nutzung von Funkfrequenzen nicht zulässig ist.

Für die meisten Verträge reicht ein langlebiger, kontaktloser Leser aus; kontaktbasierte Leser sollten nur an Orten eingesetzt werden, an denen Funken oder Funkenergie eine echte Gefahr darstellen.

Schnell loslegen – ohne die bestehenden Abläufe komplett umzustellen

  1. Sie sind der Pilot, der mit Ihrem anspruchsvollsten Kunden das neue Modell erproben soll.
  2. Installieren Sie Kontrollpunkte-Buttons an wichtigen Stellen entlang des Wegverlaufs: an Türen, Ecken sowie an Geräten.
  3. Verteilen Sie die Leser an die Wachen; schulen Sie sie in einer kurzen Sitzung ein.
  4. Legen Sie für jeden Kunden den Patrouillenplan sowie die Ausnahmeregelungen fest.
  5. Überprüfen Sie den zusammengefassten Ausnahmbericht wöchentlich zusammen mit Ihrem Leiter der operativen Abteilung.
Es ist nicht notwendig, dass an jedem Kundenstandort eine Echtzeitverbindung besteht – die Leser laden die Protokolle erst dann hoch, wenn sie wieder im Büro sind.

Fragen

Ja. Der Leser speichert lediglich die gescannten Daten; das System weist jede hochgeladene Datei der entsprechenden Kundendatei zu. Ein Wachmann, der zwei Gebäude abdeckt, trägt einen solchen Leser mit sich und lädt die Daten nacheinander für jeden Kunden hoch.
Nein. Jeder Kunde erhält nur eine Leserechte-Zugang zu seinen eigenen Daten (d.h. zu seiner eigenen Standortinformation). Ihre Manager sehen das zusammengefasste Portfolio aller Kunden; die Kunden haben nie Zugang zu den Daten anderer Kunden.
Die Offline-Lesegeräte speichern jede Scansitzung und laden die entsprechenden Daten erst dann hoch, wenn der Mitarbeiter das Büro wieder erreicht oder wieder eine Signalverbindung hergestellt wird. Das Zentrum erhält somit vollständige Berichte – keine Echtzeit-Übertragungen – wodurch Daten auch bei Unterbrechungen der Verbindung nicht verloren gehen.